Ausgehende Bestellungen an Lieferanten

Outgoing orders to suppliers

Die Bestellabteilung nimmt eingehende Bestellungen an Lieferanten entgegen und gibt diese gebündelt an die entsprechenden Lieferanten weiter. Diese erscheinen in der betreffenden Registerkarte des Bestellportals, klicken Sie ggf. Aktualisieren. The purchasing department aggregates incoming orders and passes them to the respective suppliers. They will appear in the respective tab of the ordering portal, click Refresh if required.
Annahme einer Bestellung Accepting an order
Bei der Annahme der Bestellung besteht - sofern durch den Besteller erlaubt - auch die Möglichkeit, den Lieferanten anzupassen, z.B. um Preisvorteile oder kürzere Lieferzeiten zu realisieren. When accepting an order, it is possible - if permitted by the orderer - to change the supplier, e.g. to realize cost advantages or reduce the delivery time.
In Bearbeitung befindliche Bestellungen werden im 2. Schritt gebündelt und an die Lieferanten übermittelt. Um zu sehen, für welche Lieferanten derzeit offene Bestellungen existieren, rufen Sie in der Bestellverwaltung "Lieferanten mit offenen Bestellungen" auf. Existieren Bestellungen für bisher unbekannte Lieferanten, so wird dies in der Symbolleiste angezeigt: Sie können diese bestehenden Lieferanten zuordnen oder neue erstellen. Klicken Sie auf + und... In the second step, order are collected and passed to the respective suppliers. To see the list of supplier with orders that can be transmitted, open "Suppliers with open orders". If orders cannot be assigned to existing suppliers, a message will be displayed in the toolbar: you can assign htese to existing suppliers or create new ones. Click on + and...
 
 
 
 
Suchen Sie einen bestehenden Lieferanten oder geben Sie die Daten für einen neuen ein, dann speichern Sie über Speichern und beenden. Search a supplier already existing in the database or enter the data of a new one, then save via Save and exit.
Klicken Sie auf + und... Click on + and...
 
 
...und wählen Sie ggf. Kundenkonto, Liefer- und Rechnungsadresse. ...and select the user account, delivery and invoice address, if applicable.
Falls nötig, können Sie auch Bestell- und Lieferweg (Konto bei Logistiker) angeben oder hausinterne Identifikationsmerkmale. If required, you can also document the communication way used to order and the delivery way (logistics company), or in-house identification numbers.
Eintragen der (voraussichtlichen) Fixkosten und speichern über Speichern und beenden. Enter the (estimated) fixed costs and save via Save and exit.
Wenn der Warenkorb vollständig und korrekt zusammengestellt ist, sollten Sie den Status auf "bestellt" ändern. Once the shopping cart is filled completely and correctly, you should change the status to "ordered".
 
 
Wenn Sie nach dem Speichern den Status der Bestellung auf "Bestellt" ändern, dann wird ein OpenTrans-Dokument erzeugt, das Sie an den Lieferanten weiterleiten können. After changing the status to "Ordered", an OpenTrans document will be generated that you can pass to the supplier.
Abhängig von der Sciformation-ELN-Konfiguration kann auch ein PDF-Dokument erzeugt werden, das nach Prüfung direkt per Email versandt wird. Wenn Teillieferungen eintreffen, können Sie den Status der Posten über Abholbereit als "Abholbereit" kennzeichnen. Depending on your Sciformation ELN configuration, the system may also create a PDF document, which can be inspected and then emailed to the supplier. When partial deliveries arrive, you can mark item as "Ready to be collected" via Can be collected.
 
 
Der Kunde wird über den Bestellfortschritt informiert. The respective customer can monitor the progress of the procurement process.
 
 

Eintreffende Lieferung

Delivery process

Die Registerkarte "Offene ausgehende Bestellungen" listet Warenkörbe mit dem Status "bestellt". Durch Klick auf #Einzelbestellungen gelangen Sie zur Liste der einzelnen Posten. The tab "Open outgoing orders" lists shopping carts having the status "ordered". Click #Single orders to see the item list.
Nach Eintreffen der Lieferung können Sie den Status auf "Ausgeliefert" ändern, um die Abnehmer der Produkte über die Möglichkeit zur Abholung zu benachrichtigen. Upon delivery, you can change the status of the order to "delivered" to notify the customers.
Statusänderung bestätigen Confirm status change
Zum Anlegen eines neuen Lieferanten wählen Sie "Bestellwesen > Lieferanten und Angebote > Neuer Lieferant" und tragen Adresse, Ansprechpartner, Nummer des Kundenkontos usw. ein. Die Liste "Anbieternamen" listet synonyme Anbieternamen auf, für die dieser Anbieter verwendet werden soll, z.B. "sial" oder "Fluka" für Sigma-Aldrich. To create a new entry for a supplier, select "Ordering > Suppliers and offers > New supplier" from the menu and enter address, contact person, client ID, etc. The list "Supplier names handled" contains synonym names for which this supplier is to be used, synonyme Anbieternamen auf, e.g. "sial" or "Fluka" for Sigma-Aldrich.
Analog können Sie über "Bestellwesen > Lieferanten und Angebote > Neue Adresse" Rechnungs- und Lieferadressen eintragen. Zum Anlegen neuer Kundenkonten rufen Sie "Bestellwesen > Lieferanten und Angebote > Neues Kundenkonto bei Lieferant" auf. In the same way, you can create delivery and invoice addresses by selecting "Ordering > Suppliers and offers > New address" from the menu. To create a new dataset for an account at one of the suppliers, call "Ordering > Suppliers and offers > Add client account to supplier ".