Erfassung von Gerätetypen und Geräten

Managing device types and devices

Mit Sciformation ELN können Sie Geräte inventarisieren, Handbücher und Kaufnachweise erfassen und die regelmäßige Prüfung bzw. Wartung protokollieren. Informationen über das Hinzufügen von Analytikgeräten finden Sie hier. With Sciformation ELN, you can keep track of lab devices, manuals and proofs of purchase. The system will also help to keep track of regular validation and maitenance tasks. To find information on adding analytical devices, please proceed here.
Um in der Datenbank einen neuen Gerätetyp einzutragen, wählen Sie den Menüpunkt "Geräte > Organisieren > Gerätetyp anlegen". To create a dataset for a new device type, open "Devices > Organize > Add device type" in the menu.
 
 
Geben Sie im Formular den Modellnamen und eine Beschreibung ein. Falls der Gerätetyp ein Analytikgerät ist, das Meßdatensätze für Experimente liefert, sollten Sie das entsprechende Häkchen setzen. Über das Feld "ZUL-Datei für Gerät" können Sie ein Unterformular definieren, in dem weitere Eigenschaften der einzelnen Geräte erfaßt werden können. Enter the model name and a description. If the device type is used for analytical devices, i.e. devices providing data gathered in experiments, please activate the respective checkbox. The "ZUL form for device" allows to define a sub-form, where additional properties can be documented.
Im Reiter "Qualitätssicherung" können ein Prüfintervall, eine Vorwarnzeit und einen Verantwortlichen festlegen.
In the tab "Quality management", you can define a check interval, a pre-warning period and a person being notified.
  • "Verfrühte Prüfung für nächsten Termin berücksichtigen" bedeutet, daß verfrühte Prüfungen frühere Folgetermine zur Folge haben. "Consider early check for next deadline" means that early checks lead to earlier check dates in the future.
  • Analog dazu führt "Verspätete Prüfung für nächsten Termin berücksichtigen" dazu, daß Folgetermine ggf. später liegen. In the same way, delayed checks lead to future checks being scheduled later if "Consider late check for next deadline" is checked.
  • Ist keines der Häkchen gesetzt, dann werden die Intervalle starr getaktet. If none of the checkboxes is active, check intervals are followed rigidly.
Der Reiter "Vermietung" erfaßt Netto-Tagespreis und Mehrwertsteuersatz, falls das Gerät intern vermietet werden soll. The tab "Renting" documents daily net price and VAT rate, if the device shall be rented in-house.
Unter "Zusätzliche Dateien" können Sie Dokumente wie Handbücher für den betreffenden Gerätetyp hinterlegen. Klicken Sie dazu auf . At "Additional files", you can store documents like manuals for the given device type. To add an entry, click .
Klicken Sie auf Speichern und beenden, um den Gerätetyp zu speichern. Über Neues Gerät+ können Sie ein Gerät des betreffenden Typs zur Datenbank hinzufügen. Click Save and exit to save the device type. By clicking Add device+, you can add a device of the given type to the database.
 
 
Um in der Datenbank ein neues Gerät einzutragen, wählen Sie den Menüpunkt "Geräte > Gerät anlegen". To add a device to the database, open "Devices > Add device" in the menu.
 
 
Geben Sie im Formular den Namen oder die Seriennummer sowie ggf. Inventarnummer, eine Beschreibung oder den Lagerort ein. Unter "Qualitätssicherung" können Sie im Einzelfall spezifische Angaben machen - ansonsten werden die Daten vom Gerätetyp verwendet. Enter the model name or the serial number and - if required - the inventory number, a description or the storage location. You should only enter data in the tab "Quality management" to override the default values defined for the device type.
Ebenso können Sie im Reiter "Vermietung" Standardwerte des Gerätetyps im Einzelfall übersteuern. In the same way, "Renting" allows you to override the default values of the device type.
Unter "Zusätzliche Dateien" können Sie z.B. Kauf- oder Garantienachweise für dieses Gerät hinterlegen. Klicken Sie dazu auf . At "Additional files", you can store documents like proofs of purchase for the specific device. To add an entry, click .
Klicken Sie auf Speichern und beenden, um das Gerät zu speichern. Click Save and exit to save the device to the database.
Über den Menüpunkt "Geräte > Geräte & Wartung" gelangen Sie zum Wartungsportal, wo bevorstehende Prüf- und Wartungsaufgaben erscheinen. The maintenance portal allows to keep track of upcoming maintenance tasks. It is accessible via "Devices > Devices & maintenance" in the menu.
 
 
Im Wartungsportal werden alle in Kürze zu prüfenden Geräte und Chemikaliengebinde aufgelistet, für die Sie als Verantwortlicher eingetragen wurden. Klicken Sie einen Listeneintrag an, führen Sie die Prüfung/Wartung durch und bestätigen Sie dies durch Klick auf Prüfung durchgeführt bzw. Prüfung durchgeführt. In the maintenance portal, all devices or chemicals which should soon be checked by you will be listed. Click a list item, perform the checks or the maintenance works and document it by clicking Check done or Check done, respectively.