Einzelbestellungen

Individual orders

Für die Bestellung nicht vorrätiger Chemikalien oder Verbrauchsmaterialien bietet Sciformation ELN über das Menü "Bestellwesen" Unterstützung - angefangen mit dem Preisvergleich, über die Bestellung, Lieferung und Abrechnung.
To order chemicals or consumableswhich are not in stock, Sciformation ELN supports you through the menu "Ordering" - starting from a price survey, along the ordering process to delivery and billing.
  • Über die Menüpunkte "Preise für Chemikalien durchsuchen" und "Preise für Verbrauchsmaterial durchsuchen" können Sie die lokale Datenbank nach hinterlegten Preisen durchsuchen und Artikel hausintern bestellen. The items "Search prices of chemicals" and "Search prices of consumables" search proce lists stored in the local database, allowing to invoke an in-house ordering process.
  • Die Menüpunkte "Chemikalien online suchen" bzw. "Verbrauchsmaterial online suchen" rufen die Online-Suchfunktion auf, die aktuelle Preise aus dem Internet einbezieht, jedoch weniger Filtermöglichkeiten bietet. The menu items "Search chemicals online" and "Search consumables online" open the online search function, which includes live prices from the internet, but offers only limited filtering options.
 
 
Bei der Verwendung von "Chemikalien online suchen" können Sie die benötigten Produkte über Name, CAS-Nr., Summen- oder Strukturformel suchen. Bei der Suche nach Strukturformeln werden diese zunächst intern in eine CAS-Nr. umgesetzt. When using "Search chemicals online", you can search products by name, CAS No., sum formula or structure. When searching for structure formulas, first the respective CAS No. will be determined (internally), which the system will then search for.
Man wählt nun eine oder mehrere mögliche Alternativen aus und klickt dann oben auf Neue Bestellung+. In manchen Fällen müssen Sie die Abfrage der Preise durch Klick auf Preis abfragen anstoßen. In the result list, select one or more viable alternatives and click on Order new chemical+ in the toolbar. In some cases, you must query prices by clicking Inquire price.
 
 
Zusätzliche Preise abgefragt Additional prices loaded
Im angezeigten Formular wählt man die entsprechende Kostenstelle, gibt einen Kommentar ein und kann eine Präferenz bezüglich der Alternativen wählen. Ggf. können Nutzer zwischen mehreren "Bestellabteilungen" wählen. Diese müssen Zugriff auf den Anwendungsfall "acceptWhsIndivOrder" haben. The form appearing allows you to select the cost center, add a comment and choose a preferred option from the alternatives. In some setups, users may have the choice between multiple "Ordering departments", which must have access to the use case "acceptWhsIndivOrder".
Falls gewünscht, kann man manuell weitere Alternativen eintragen. If desired, you can also add more alternatives manually.
Nach dem Speichern ist die Bestellung noch auf dem Status "geplant". After saving, the order is still in the "planned" state.
Abhängig vom eigenen Freigabelimit für die gewählte Kostenstelle können Sie den Auftrag selbst freigeben, oder Sie müssen nach Aufgabe der Bestellung warten, bis für die gewählte Kostenstelle ein Berechtigter die Freigabe erteilt hat. Danach ist der hausinterne Einkauf am Zug. Depending on your release limit, you may be allowed to confirm the order yourself, or you may have to wait until a supervisor has confirmed the order. The following steps will be performed by the in-house ordering department.
Die Einkaufsabteilung nimmt die Aufträge in Bearbeitung, kann - falls zulässig - den gewählten Lieferanten ändern und reicht die Bestellung an den Lieferanten weiter. Über "Meine Bestellungen" können Sie den Fortgang der Bestellung kontinuierlich verfolgen. The procurement group will process the order, can make changes - if permitted - and will pass the order to the supplier. Via "My orders", you can monitor the progress.
Sind Sie für Kostenstellen als Freigabeberechtigter eingesetzt, dann sollten Sie mit Hilfe von "Bestellwesen > Bestellverwaltung > Bestellungen freigeben" regelmäßig kontrollieren, ob entsprechende Anfragen eintreffen, um einen möglichst reibungslosen Bestellablauf zu gewährleisten. Entsprechende Tabs können Sie auch auf Ihrem Startportal öffnen. If you are supervisor for cost centers, please check regularly via "Ordering > Ordering > Confirm orders" if any open orders appear, to contribute to a smooth ordering process.